lunes, 8 de junio de 2009

Pánico escénico antes de rueda de prensa

Rueda de prensa... ¡Pánico escénico! Podría definirlo así... No es una opinión personal, sino que es una opinión que casi la mayor parte de mis compañeros de profesión comparten... Pánico escénico por la siguiente razón: el mismo día de la rueda de prensa en la elegante, minimalista y funcional sala, junto al proyector y mesa presidencial y el gran cofee break sola con tu cliente y sin ningún medio. Triste y duro.
El preparar una rueda de prensa y convocar a medios es TODO UN RETO. Está claro, que el cliente hace mucho. Si envías la convocatoria vía email como suele ser costumbre, con asunto CONVOCATORIA PRENSA TELEFÓNICA, aunque el resto del email esté en blanco, estad más que seguros que la mayor parte de los medios empezarán a llamaros para interesarse por el tema y casi cerrando sus agendas para el día que sea.
Sin embargo, tratándose de otro cliente, un cliente de menos nombre, el trabajo que hay detrás por parte del consultor de comunicación es mucho mayor dado que los periodistas no son tan receptivos.
Por ello, el consultor, previamente, se marca una estrategia previa, y sobre todo, un plan de trabajo más que intenso de seguimiento.
A la hora de prepararse una rueda de prensa, para que esta salga lo mejor posible (aunque siempre esta depende del factor suerte) se deben de seguir los siguientes pasos:
El primero. Se han de ver las fechas en las que la rueda de prensa se puede realizar. Se tendrá que ver webs si el día en que tenemos previsto celebrar nuestra rueda de prensa coincide con alguna que sea también de nuestro sector. También tendremos que tener en cuenta, en el caso de que sea un sector que vaya mayoritariamente dirigido a medios verticales, si la fecha se acerca mucho a la fecha de cierre de medios, dado que nuestra noticia no entrará en estos medios perjudicándonos bastante de cara a apariciones.
Una vez estipulado el día y la hora, sabiendo que el día "es nuestro" y que no coincide con ningún otro evento del sector, es preciso enviar una convocatoria de prensa. La convocatoria de prensa se suele enviar a los medios tres días antes con el objetivo de que estos tengan dos días para poder valorar si les interesa o no y de que el consultor paralelamente vaya realizando las llamadas protocolarias de seguimiento a los medios para ver si asistirán.
En estas, el consultor, no solo hará la labor de seguimiento, sino que aprovechará para explicar al periodista más a fondo "cuáles" serán los temas o el tema en que versará la rueda de prensa y los "valores añadidos" de la misma, es decir, "el porqué es interesante que vayan a cubrirlo".
El consultor por un momento, se deberá poner en el lado del periodista y deberá pensar en qué razones le llevarían a él a "levantar su trasero del asiento de la redacción" para ir a cubrir una rueda de prensa, tarea nada fácil, pero que si logra, conseguirá que en la sala que el cliente ha alquilado para la rueda de prensa, vaya "un periodista más" que publique lo que nuestro cliente quiere comunicar.
En lo que al envío de convocatorias se refiere, como os he comentado, se suelen realizar con tres días de antelación, pero si queremos que la convocatoria de medios tenga más éxito, es aconsejable que se envíe o realice una convocatoria "teaser", o lo que es lo mismo, una convocatoria que cause "expectación" al periodista cuando la reciba. Esta por lo general, se divide en varias partes, suele ser en tres, y se divide todo un mensaje en tres, de tal forma que los emails se envían poco a poco, por lo que el envío de la teaser comienza a enviarse una semana antes.
Una vez realizado el "trabajo más duro", llamadas y llamadas a toda la base de datos a la que se ha enviado la convocatoria, reenvío de convocatoria a aquellos medios que no la han recibido, o que la han recibido, pero que reciben tantas al día que ya ni se acuerdan de cuál era... de confirmaciones de asistencias a la rueda de prensa, etc... es preciso tener preparado toda la documentación a entregar nota de prensa y dossier de prensa que irá en una carpetilla corporativa -ambos documentos, deben ser claros y concisos- y algo de merchandaising para los periodistas.
Y tras toda esta labor, si tenemos 15 medios confirmados, pongamosnós en lo peor, vendrán 8... y suerte sería que viniese alguna agencia, EFE, EUROPA, SERVIMEDIA... dado que su presencia, nos garantizaría que nuestra noticia se difundiese tras la rueda de prensa.
Pero aquí no acaba todo... Tras la rueda de prensa, en nuestro listado, seguro que tenemos muchos medios, que nos han dicho que no se podían pasar, pero que sí estaban interesados en publicar, por lo que tendremos que haberlos apuntado previamente en nuestro listado y enviarles de inmediato toda la documentación entregada en la rueda de prensa para que podamos tener el mayor número de apariciones.
Por otro lado, al resto de la base de datos, independientemente de que no nos hayan comentado nada de que les enviemos la información, les enviaremos toda la información entregada durante la rueda de prensa por si fuese de su interés.
Posteriormente, tras la rueda de prensa, el consultor deberá aprovechar esta herramienta tan poderosa como es una "rueda de prensa" para poder gestionar con la documentación de la misma todas las acciones de comunicación oportunas: entrevistas u artículos de opinión.

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